第一章  总 则

第一条  为了加强档案的收集和管理工作，有效地保护和利用档案，为学校各项工作服务，为社会服务,根据《中华人民共和国档案法》及《实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《上海市档案管理条例》以及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法规，结合学院的实际，制定本办法。

第二条  本办法所称档案的范围，是上海科学技术职业学院主要职能活动和本院师生员工在从事教学、科研和管理等各项工作活动中形成的，对学校和社会具有保存价值的文件材料。

第三条 上海科学技术职业学院内部各部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第四条  档案是学院的宝贵财富。档案工作是办好学院的重要基础工作之一，是反映和衡量学院整体水平的一个重要标志。档案工作应纳入学院总体发展规划和年度计划，纳入学院管理制度和各级各类人员的职责范围，并作为考核内容之一。做到四同步（布置、检查、总结、验收其它工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作）。

 

第二章 管理体制及其机构职责

 

第五条  学院档案工作遵守分管领导负责、档案室管理的原则。由副院长直接分管档案室的工作，档案室的工作归入学院办公室的管理范围。

第六条  学院档案室是学院档案工作的行政部门。

档案室的主要职责：

（一） 贯彻执行《档案法》等国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定；执行上级主管机关下达的有关档案工作的指令和规范。

（二） 负责组织、协调全院档案工作，对各部门档案工作进行监督、指导和检查。

（三） 制订和组织实施学院关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责。

（四） 负责学院档案和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

（五） 严格执行保密制度，做好档案密级工作。

（六） 做好档案开放和利用工作，主动为学院各项工作服务，为师生员工和社会服务。

（七） 开展档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息交流作用。

（八） 组织全院兼职档案人员的业务学习与培训。

（九） 做好防火、防盗、防虫等“八防”工作，确保档案安全。

（十） 围绕学院中心工作，完成学院交办的任务。

第七条  学院所属各职能部门均有履行《档案法》，做好本部门档案工作的责任和义务。

（一） 为避免档案工作的重复和多头领导，提高工作效率，各部门要确定一名领导分管本部门的档案工作，同时另设一名兼职档案员负责具体的档案工作，将档案工作纳入部门工作职责范围。

（二） 部门的兼职档案员是做好档案工作的源头，各级领导一定要给予高度重视，做到人员落实、岗位落实、工作量落实，以保证档案工作的具体落实。

 

第三章  文件材料的形成与归档

 

第八条  各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。每位兼职档案员应按照工作程序和立卷要求，进行材料的积累。工作结束时整理、立卷。

上报科研成果、验收基建工程、大型仪器设备开箱验收等，应由档案人员按管理要求核准后，方可进行，其文件材料应归档。

第九条  对于个人在从事学院工作的职责活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照规定移交，任何个人不能据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要材料可按征集、代管、捐赠的方式处理。

第十条  学院实行部门立卷制度。档案室按立卷单位接收档案。

第十一条  归档范围

依据《高等学校档案实体分类法》和我院档案工作实际情况，我院归档范围分为9个方面：

（一） 党群管理类：主要内容包括学院党群部门在工作中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

（二） 行政管理类：主要内容包括行政职能部门（教务、科研、基建、外事、财务等部门外）工作中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

（三） 教学类：主要内容包括教学管理、教学研究和教学实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

（四） 科研类：主要内容包括科研管理和科学研究实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

（五） 基本建设类：主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

（六） 仪器设备类：主要内容包括属于学院固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器、设备（价值在5万元以上的），在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

（七） 财会类：主要内容包括财会管理和财会活动中形成的有保存价值的文件材料。

（八） 外事类：主要内容包括外事管理和外事活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。

（九） 声像类：主要内容包括学院各项活动中形成的，或者外部形成与本校有关的，有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。

（十） 荣誉类：主要内容包括学院各项活动中获得的奖状、证书、实物等材料。

第十二条  归档要求

（一） 学院实行按文件材料形成部门立卷制度（简称部门立卷）。立卷人按照文件材料自然形成的规律，保持彼此之间的有机联系，符合便于利用的要求，进行整理组卷，统一移交档案室。

（二） 归档的文件材料同一类的应格式一致、书写装订工整、字迹图橡清晰，符合规范的要求。禁用圆珠笔、铅笔书写，禁用复写。归档的文件材料原则上要求必须是原件。

第十三条  归档时间

（一） 党政部门和能按年度归档的部门在次年三月前归档。

（二） 教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。

（三） 科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成鉴定后两个月内归档。

（四） 仪器设备在开箱验收后归档。

 

第四章  档案管理

 

第十四条  档案室要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等。

第十五条  库房应有防盗、防火、防尘、防鼠、防高温、防强光等设施。

第十六条 档案保管期限分永久、长期、短期，对保管期限已满的档案依据有关规定进行鉴定销毁。

第十七条 对档案的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计。

第十八条 建立和健全档案库房管理有关制度。设专人负责库房管理，定期进行检查、清点，对于已破损、字迹不清的档案及时抢救，发现隐患立即向领导汇报解决。

第十九条 做好档案管理的基础工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

 

第五章  档案的开放利用

 

第二十条 档案室按规定向全院和社会开放档案。档案室开放档案，应遵循下列规定：

（一） 凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅属开放范围的档案，并可摘录和统一复制。

（二） 凡利用档案，均按规定办理利用手续，填写《档案查阅登记表》或《借阅档案登记表》。

（三） 档案原则上不可外借出室，特殊情况要经分管领导批准。对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，根据不同情况，报学院严肃处理。

第二十一条 档案室须为查阅者提供便利和必要的检索工具。

第六章  档案的鉴定和销毁

 

第二十二条  档案鉴定工作在主管副院长领导下，由业务部门、保密委员会、档案部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定报告，经学院有关领导签字后销毁。

第二十三条  销毁档案，应登记造册，履行批准手续，鉴定小组指定两人以上进行监销。监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经批准，任何人不得销毁档案。

 

第七章  档案工作人员

 

第二十四条  档案工作人员（包括专、兼职人员）按有关规定实行技术职务聘任制。

第二十五条  对档案工作人员应定编、定岗、定职、定责，按照学院规定进行德、能、勤、绩的考核，根据工作实绩决定聘任。

第二十六条  档案工作人员（专、兼职）职责：

（一） 认真贯彻执行党和国家有关档案工作方针、政策和法规，公正廉洁、严守秘密，确保档案安全。

（二） 热爱档案事业、忠于职守、埋头苦干，认真完成本职工作。

（三） 认真学习和掌握档案专业理论知识和有关的新知识、新技术，不断提高水平。

第八章  考核、奖励和处罚

 

第二十七条  学院建立档案工作检查、考核、评估制度，对档案工作先进部门和个人给予表扬和奖励。

第二十八条  对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，要按照规定上报执法机关给予行政处罚。

 

第九章  附则

 

第二十九条  本办法自发布之日起执行。